Os sete pilares do compliance

As leis de lavagem de dinheiro e anticorrupção impuseram novos deveres jurídicos aos administradores de empresas. Um deles é o de compliance. Exige-se que o administrador adote todas as medidas possíveis para garantir que seus funcionários cumpram as normas e não se envolvam em atos de corrupção, tráfico de influência ou advocacia administrativa.

Após o “Mensalão” e a Operação Lava-Jato, as companhias no Brasil enfrentam um ambiente de cada vez mais vigilância, com reguladores e promotores empenhados em fazer cumprir a lei anticorrupção. Por isso, sete em cada dez grandes empresas se prepara para diminuir os riscos de práticas criminosas no âmbito corporativo, adotando condutas proativas de combate à corrupção e à lavagem de capitais e criando departamentos de compliance.

Mas o que fazer para garantir a conformidade e evitar investigações e a aplicação das leis anticorrupção?

Felizmente, existe boa orientação nesta área e “zonas de conforto”. É impossível eliminar todos os riscos penais, mas há etapas a cumprir para evitar aqueles mais significativos.

Um programa de conformidade deve ser organizado em torno de sete pilares. Não é ciência espacial. Apenas exige compromisso, alocação de recursos e esforço. São eles:

1)   Compromisso da Liderança

O que os americanos chamam de “tone at the top” – o exemplo vindo do nível mais alto de gerenciamento: é o componente mais crítico de um programa eficaz de Ética & Conformidade. Conta a força do “exemplo”, como um pai ensina ao filho. É o contrário do “fala, mas não faz”.

2)   Um CCO (“Chief Compliance Officer”) com autoridade, autonomia, recursos humanos e financeiros adequados para cumprir suas obrigações

O compromisso com a conformidade é demonstrado pelo papel do CCO, sua independência e recursos com que conta. Assim se garantirá que negócios éticos sejam enraizados no “tecido social” e nas operações.
O Chief Compliance Officer (CCO) é o “gatekeeper”: o responsável por evitar o descumprimento de normas em geral. Alguns doutrinadores afirmam que o CCO assume a posição jurídica de “garantidor”, pelo que poderia responder criminalmente, caso se omita no cumprimento de seus deveres.
É imensa a responsabilidade sobre os ombros dos CCO’s. Na Ação Penal 470 (“Mensalão”), o CCO do Banco Rural foi condenado por descumprir os deveres de vigilância e comunicação, previstos na Lei 9.613/98 (Lavagem de dinheiro). Os demais foram acusados por condutas ativas, como terem concedido e renovado empréstimos fictícios às empresas do publicitário Marcos Valério, no interesse do PT.
Tal é a importância da figura do CCO que, em agosto, o Banco Central editou resolução colocando o compliance sob atribuição e responsabilidade direta dos conselhos de administração.
3)   Processo de avaliação de risco para identificar, medir e classificar as operações específicas da empresa

Se uma empresa não participa em contratos públicos ou tem interações regulatórias limitadas com o Brasil ou governo estrangeiro (ou empresas estatais), a natureza de seus riscos será muito diferente daquela de uma companhia com grande porcentagem das receitas de clientes governamentais ou de outra altamente regulada e sujeita a inspeções, licenciamento ou outras funções reguladoras.

4)   Treinamento periódico e comunicação constante sobre o programa de ética e conformidade

As comunicações e outras mensagens devem reforçar e promover políticas de conformidade em reuniões presenciais, e-mails, telefonemas, incentivos e bônus. Qualquer pessoa potencialmente exposta a situações de corrupção deve ser treinada para entender o que a caracteriza, os riscos associados ao crime e as melhores práticas para preveni-lo.
É preciso realizar due diligence antes de celebrar acordos com terceiros, com a inclusão de cláusulas que abordem preocupações de conformidade. Entre aquelas de praxe estão garantias que o agente/parceiro (1) não violou no passado e não violará as leis anticorrupção; (2) não está afiliado a nenhum funcionário do governo (diretamente ou por meio de familiar próximo); (3) permitirá auditorias para assegurar o cumprimento das leis anticorrupção e dos requisitos contratuais; (4) que o contrato pode ser encerrado se houver motivos para acreditar que o agente/parceiro violou (ou pretende violar) uma lei anticorrupção e (5) verificará e abordará conflitos de interesses de forma contínua.

5)   Políticas e procedimentos de conformidade

Toda empresa deve ter um Código de Ética. Mas isso não é tudo. As políticas e procedimentos corporativos devem abordar ainda antitruste, anticorrupção, lavagem de dinheiro, controles de exportação e sanções, due diligence sobre representantes legais de terceiros, parceiros e fornecedores, bem como brindes, refeições e entretenimento, interações com funcionários públicos nacionais e estrangeiros, e despesas de viagem.

6)   Relatórios internos e disciplina

Um sistema de denúncia eficaz inclui a não-retaliação e canais disponíveis para orientar, encorajar e motivar funcionários dispostos a relatar desvios. É fundamental implementar protocolos para lidar com a informação adequadamente.

7)   Monitoramento contínuo e teste do programa de conformidade

O programa de conformidade precisa ser monitorado. Os controles internos e os gastos financeiros também. As lições aprendidas com os procedimentos de monitoramento e teste, que devem ser contínuos, têm de ser incorporadas para que o programa evolua com as mudanças no negócio.
 
Conclusão

Neste momento de grande instabilidade, o sucesso depende não apenas da perspicácia dos administradores para os negócios, mas também da capacidade de a empresa se adaptar às tendências e de incorporá-las a novos padrões exigíveis de integridade.

O papel principal da conformidade é prevenir e dissuadir a fraude e o comportamento não-conforme. É essencial que a área de compliance seja envolvida no processo de tomada das principais decisões de negócios. Em programas bem-sucedidos, ética e conformidade passam a fazer parte do funcionamento regular das empresas e não são apenas mais uma camada de controle.
Empresas éticas não só evitam investigações criminais. Elas superam concorrentes menos éticas no mercado. Uma firma ética ganha mais dinheiro no longo prazo e cria um ambiente positivo, com funcionários satisfeitos, produtivos e engajados. Programas de Etica & Conformidade menos efetivos são liderados por aqueles que desviam o olhar da caixa de e-mails e criam apenas um programa de papel, com a esperança de mitigar uma penalidade que pode ser imposta no futuro.

Os líderes eficazes estabelecem objetivos ambiciosos, buscam recursos e usam métricas rigorosas para inspirar mudanças e elevar o padrão ético de comportamento.